Sekretarka

Opublikowany: 2012/06/14

Doradcy ds. kariery z Corson.pl – przedstawiają poniżej wymagania na stanowisko Sekretarki oraz możliwości rozwoju w tym obszarze.

Sekretarka to osoba pracująca w sekretariacie firmy, często na recepcji lub w charakterze asystentki. Osoba na tym stanowisku pośredniczy w kontaktach pomiędzy przełożonym a pracownikami firmy, jej klientami i kontrahentami. Głównym zadaniem jest dbanie o prawidłową pracę biura, przepływ dokumentacji i jej archiwizacja. Ponadto sekretarka zajmuje się prowadzeniem terminarza spotkań, odbieraniem i wykonywaniem telefonów, obsługą korespondencji oraz innymi sprawami administracyjnymi. Jako najbliższa podwładna kierownika/dyrektora, organizuje jego wyjazdy służbowe oraz przygotowuje wszystkie materiały na spotkania lub konferencje.

Można powiedzieć, że sekretarka jest wizytówką firmy. To ona wita zainteresowanych w firmie, rozpoznaje cel ich wizyty i kieruje do odpowiedniej osoby. Następnie przygotowuje kawę lub herbatę.

W dzisiejszych czasach można znaleźć wiele ogłoszeń o pracę na to stanowisko. Jednak zdobyć zatrudnienie jako sekretarka jest o wiele trudniej, ponieważ kandydatek jest o wiele więcej niż ofert.

Wymagane kwalifikacje

Panuje mylne przekonanie, że sekretarką może zostać każdy. Dzisiejsze czasy stworzyły sekretarkom bardzo wysokie wymagania. Nie wystarczy już matura i miła buzia. Pomimo ogólnie panujących stereotypów jest to bardzo trudny zawód.

Aktualnie większość firm szuka sekretarki ze specjalistycznym lub wyższym wykształceniem. W międzynarodowych firmach bardzo ważne jest, aby taka osoba płynnie mówiła w języku angielskim. Dodatkowo powinna obsługiwać jeszcze jeden język obcy.

Zawód ten wiąże się z częstymi kontaktami z ludźmi, stąd wymóg w ogłoszeniach o pracę, dotyczący wysokiej kultury osobistej, miłej aparycji i wysoce rozwiniętych zdolności interpersonalnych. Najważniejsza jest komunikatywność, asertywność, lojalność i dyskrecja. Ponadto sekretarka powinna być odpowiedzialna i dokładna. Podczas pracy na pewno spotka ją wiele trudnych sytuacji, więc posiadanie takich cech jak: odporność na stres, umiejętność reagowania w sytuacjach stresujących i pracy pod presją czasu jest bardzo ważna.

Osoba na tym stanowisku ma również częsty kontakt ze środowiskiem komputerowym. Obsługa urządzeń biurowych i komputera nie powinna sprawiać jej problemu. Niestety złośliwość rzeczy martwych zdarza się dosyć często, więc gdy kopiarka wciągnie papier lub skaner przestanie działać, powinna sobie z tym poradzić.

Dzisiejsza sekretarka jest bardzo inteligentna. Musi znać przebieg pracy przełożonego, a co za tym idzie, wiedzieć kiedy może mu przeszkodzić. Powinna znać jego priorytety, wiedzieć, w czym może mu przeszkodzić, a w czym nie, które projekty lub osoby są dla niego najważniejsze, a które zadania najpilniejsze.

Tak wiele się od niej wymaga, jednak nie jest to zawsze adekwatne do wysokości jej wynagrodzenia. Sekretarki mogą zarabiać najniższą krajową lub trochę więcej, a zależy to od firmy w której pracuje.

Szanse rozwoju

Praca w sekretariacie lub jako asystentka uczy wiele różnych umiejętności, które stanowią później przepustkę do awansu. Zazwyczaj sekretarki zostają pracownicami działu handlowego lub kadrowego. Wszystko zależy od posiadanych kwalifikacji i predyspozycji do wykonywania zawodu, a także od rodzaju osiągniętych sukcesów podczas pracy. Na przykład asystentka w domu kredytowym może zostać doradcą ubezpieczeniowym, finansowym lub koordynatorem biura. Mogą jej w tym pomóc szkolenia organizowane przez firmę.

Corson.pl